Continuiamo la nostra storia del “CMS che non sapeva chi servire”, e vediamo dove ci conduce! :)

Chiaramente la prima puntata è stata solo un gioco di fantasia.. un percorso nel quale riconosco qua e là persone a me vicine e il loro modo di percepire il mio mondo “tecnico”.

Quando parlo con amici e nuovi clienti, spesso mi capita di pensare:

"non ha proprio capito cosa sia il web.. :("

"ha capito! ma non ha gli strumenti tecnici utili ad usare il web attivamente :o"

"ha gli strumenti!! ma non ha chiare le opportunità/insidie che il web nasconde :/"

Insomma, pochi sono quelli con cui posso parlare di CMS, sapendo che intendiamo la stessa cosa.. e faccio fatica a spiegare il mio punto di vista (sia sul web, che sui CMS utili a gestirlo).

In questa seconda puntata, il nostro amico CMS si metterà nel mezzo tra chi deve gestire contenuti (copyrighter, giornalisti, responsabili commerciali, studenti, segretari, ...) e la loro pubblicazione online.

La domanda a cui rispondere in questo caso potrebbe essere all’incirca:

“Tra tutti i CMS che ci sono in giro, più o meno camuffati, quale fa al caso mio?!”

Dalla prima puntata, è abbastanza chiaro che per “scrivere” il web esistono molti modi:

• puoi costruire il tuo sito con un software come frontpage o dreamweaver sul tuo computer, e poi usare un client FTP per caricarlo su un server, che lo pubblicherà online;
• puoi usare uno dei tanti servizi online come quelli offerti da wordpress, facebook, google site per costruire il tuo sito e tenerlo aggiornato direttamente col browser;
• con l’aiuto di qualcuno, puoi installare su un server online il tuo CMS preferito, e usarlo per costruire il tuo sito direttamente col browser, e senza le limitazioni che i servizi come facebook o google site ti impongono;
• puoi chiedere a qualche professionista di costruire un CMS su misura per te, e usare quello per costruire il tuo sito direttamente col browser, e senza incappare nelle limitazioni che un CMS preconfezionato inevitabilmente impongono.

Mi fermo, ma la lista delle possibilità non sarebbe finita qui...

e allora? Anche solo limitandosi a queste alternative, quale è quella più utile a costruire il tuo sito?

Chiaramente.. dipende!

Dipende dalle tue possibilità, ma anche dalle tue esigenze. Provo a immaginare il discorso che farei al protagonista della prima puntata se fossi il suo amico “praticone”, cercando di capire come risolvere la sua esigenza iniziale.

“Cosa devi fare col tuo sito? Vuoi condividere i tuoi pensieri col resto del mondo? O forse devi coordinare la tua associazione?”

Visto com’è finita la cosa, probabilmente si era più nel secondo caso: coordinare un'associazione. Tipicamente i soldi sono pochi, come pure il tempo da dedicarci, ma i servizi come facebook e google site non li avrei ritenuti adeguati, sconsigliando anche strumenti troppo specifici, come l’uso di un blog.

Chiaro, data la scarsità di budget e il poco tempo in cui risolvere la questione, non si riesce a costruire qualcosa da zero.. il sito deve essere affidabile, e soprattutto io non posso dare supporto dopo averlo messo in piedi.

“Non resta che scegliere il miglior CMS generico che conosco, e che più facilmente riusciamo a piazzare su un server in hosting”

Quindi chiedo in quanti lavoreranno al sito, se sono necessarie aree riservate o iscrizione utenti, se ci sono esigenze particolari per lo stile da dare al sito. La risposta:

“Nooo... ci lavoro io solo, figurati! devo coordinare l’associazione, presentando le nostre attività e caricandoci i vari verbali delle riunioni; cose così..”

Ottimo! Io che sono io, visti gli amici che ho :P, in qualche ora metto in piedi un bel portale Plone, lo configuriamo insieme con le quattro cose che servono, cambiamo logo e colori e siamo apposto!

Lui è felice! Spende poche centinaia di euro in tutto per tre anni di hosting (così per un po’ non ci pensa), il sito non si pianta mai e non da nessun problema (così non perde tempo), si fa usare che è un piacere (così si diverte, anche), e.. va pure sulla prima pagina di Google senza fare nulla! :D

Di fatto, Droomla (cfr. prima puntata) andava benissimo per le sue esigenze, e sicuramente non c'era bisogno di un Plonista per risolvere, ma visto che ero a tiro.. :)

Ovviamente certe cose le preferisci fare con Droomla, certe altre le fa meglio Plone, ma a te interessa caricare velocemente contenuti. Qualsiasi CMS ti farebbe felice, purchè costruisca la navigazione in automatico per te e si prenda cura di impaginare le pagine come si deve, lasciandoti concentrare sulle informazioni.

Ma allora dove iniziano a vedersi le differenze?

A un certo punto il nostro amico mi richiama per il nuovo sito a cui deve lavorare, quello della sua azienda. In questo caso le richieste cambiano, e dice:

“Dobbiamo mettere un piedi un sito che ancora non sappiamo quali funzioni avrà, perchè l’appetito verrà mangiando. Di certo deve rappresentare l’azienda, ci dovremo mettere mano in diversi e dovrà crescere con le richieste. Ah! Abbiamo 20 mila euro per il primo anno.”

In questo caso capisco che la cosa è “seria”, e chiedo un incontro di almeno un paio d’ore per capire meglio..

Quando ci vediamo mi parla della riunione fatta in azienda e dell'obiettivo finale di "mettere su internet l'azienda e comunicare col mondo esterno". Capisco che la componente sottintesa della richiesta è notevole, ma certamente ha senso adottare un approccio per passi.

Definiamo insieme una possibile evoluzione nel corso del tempo:

1. prima fase: portale aziendale con informazioni generali, notizie e eventi
2. seconda fase: sezioni dipartimentali con informazioni specifiche, e aree riservate
3. evoluzione: servizi di intranet aziendale generali (rubrica, prenotazione risorse, manuale della qualità, etc.)
4. utilizzo pieno del web: servizi erogati mediante portale all'esterno (CRM, gestione fiere, vendita online, etc.)

Subito ci rendiamo conto del rischio di restare chiusi dentro lo strumento che scegliamo. Più risulta specifico, più avremo difficoltà a fargli fare quel che ci serve nel corso del tempo. Tuttavia è anche vero che non ha molto senso costruirsi un proprio CMS da zero.. costa troppo tempo e denaro per i vantaggi che effettivamente ne ricaviamo! :)

Inoltre dobbiamo capire come far lavorare chi ne ha bisogno sui contenuti, permettendogli di specificare chi può vederli e modificarli in modo sicuro. Soprattutto, tali meccanismi di autorizzazione devono risultare semplici a sufficienza da poterli affidare ai gestori dei contenuti.

Infine dobbiamo accettare che alcune delle esigenze di lungo periodo espresse avranno bisogno di qualcosa di diverso da un CMS come strumento di base, e nonostante ciò, col CMS dovranno scambiare informazioni.

"Plone sarebbe perfetto!"

Esclamo, e provo a spiegare le mie motivazioni:

• nelle prime due fasi basterebbe qualche giornata di lavoro per dare l'aspetto giusto al portale e definire l'architettura informativa con cui pubblicare online tutte le informazioni desiderate. Chi carica le pagine imparerebbero velocemente che per creare un nuovo contenuto basta andare esattamente nel punto dove vogliono che compaia, e che per modificarlo basta un clic.
• Per costruire la redazione, la gestione gruppi di Plone ci permette di far fare esattamente a chi serve quel che serve, gli stati sui documenti sono poi utilissimi a decidere cosa far vedere e a chi: i collaboratori dei responsabili dei contenuti caricano i documenti a sistema e chiedono ai loro superiori di revisionarli; i responsabili potranno pubblicarli con un clic.
• Nelle fasi di evoluzione, la potente e flessibile tecnologia con cui Plone è costruito si dimostrerebbe un ottimo alleato per realizzare velocemente delle applicazioni web basate su Plone, perfettamente calate nei meccanismi a cui ormai gli utilizzatori sarebbero abituati. Per non parlare della facilità con cui si possono integrare prodotti già pronti a risolvere moltissime esigenze diffuse.

Chiaramente creare applicazioni basate su Plone non è un compito semplice, ma la natura open source del progetto e i lunghi anni di storia garantiscono una certa facilità a trovare fornitori capaci di offrire sia il supporto che lo sviluppo necessari nel corso del tempo.

Insomma, Plone può risultare decisamente utile in ogni situazione in cui si abbia bisogno di un CMS, ma è soprattutto da privilegiare quando molte persone devono collaborare ai contenuti dello stesso portale, come pure quando le funzioni del CMS devono poter evolvere in modo robusto e flessibile con le esigenze di chi lo utilizza.

Va da sé che un CMS è un'ottima base di partenza non solo per costruire portali di comunicazione, ma anche per realizzare servizi di intranet e extranet in cui gli utenti non si limitano a leggere informazioni ma le manipolano attivamente.