Supponiamo di aver scritto un documento e di inviarlo ad un collega perché lo revisioni utilizzando lo strumento che descriviamo in questa guida. Prima di salvare il file, andiamo sul menu Modifica → Modifiche → Proteggi Registrazione... ed inseriamo una password.

Ricordiamoci la password inserita... da questo momento ogni modifica apportata al documento verrà registrata da OpenOffice.Org e solo inserendo la password sarà possibile effettuare una revisione del documento, o disabilitare lo strumento Registra Modifiche.

Se riceviamo un documento da revisionare e vogliamo tener traccia delle correzioni apportate, possiamo attivare lo strumento Registra Modifiche: Modifica → Modifiche →  Registra.

NOTA: Questo passo non è necessario se il documento è stato salvato come abbiamo spiegato nel paragrafo precedente.

Con lo strumento Registra Modifiche attivo, OpenOffice.Org provvederà a memorizzare tutte le modifiche apportate al documento e le segnalerà così:



Nell'esempio abbiamo cancellato “registrate” sostituendolo con “apportate”.  È anche possibile commentare le modifiche; possiamo così spiegare le ragioni per le quali suggeriamo una correzione del testo. Per inserire un commento, con il cursore sulla modifica, dal menu Modifica → Modifiche → Commenta:



possiamo così inserire il nostro commento alla modifica apportata.
Possiamo inoltre inserire un commento senza apportare alcuna modifica al documento: Inserisci → Nota



Sul documento apparirà un piccolo rettangolo giallo nel punto in cui abbiamo inserito la nota... portando il mouse su di esso, OpenOffice.Org ci mostrerà il commento.

Supponiamo di ricevere il documento corretto dal collega... Leggendolo le modifiche ci salteranno subito all'occhio! Andiamo quindi sul menu Modifica → Modifiche → Accetta o Annulla...

Come vediamo, una finestra ci mostra un elenco completo delle modifiche apportate al documento, segnalando per ognuna il commento inserito. Possiamo quindi accettare o meno ogni modifica, oppure accettare o annullare tutte le modifiche mostrate.

Sarà anche possibile utilizzare alcune funzioni per filtrare le modifiche apportate al documento ad esempio in base all'autore, oppure all'azione effettuata... i filtri sono molto comodi ad esempio per accettare tutte le modifiche da noi apportate e concentrarci su quelle proposte da un collega che probabilmente andremo a vedere una per una.

Gli strumenti che abbiamo visto finora sono utili nel caso in cui siano solo una o due persone ad agire sul testo... ma cosa succede se più persone registrano separatamente le loro modifiche? Utilizzando lo strumento Modifica → Modifiche → Unisci documento... possiamo vedere contemporaneamente tutte le modifiche apportate dagli autori. Sarà sufficiente ripetere il passo precedente unendo tutte le diverse copie del documento.

Accederemo così allo strumento Accetta o Annulla Modifiche che ci mostrerà contemporaneamente tutte le modifiche apportate dai diversi autori ed i loro commenti.



Qualora ci fossimo dimenticati di preparare il primo documento alla revisione ed uno dei nostri colleghi non avesse registrato le modifiche apportate, potremmo anche utilizzare lo strumento dal menu Modifica → Confronta Documenti.
Anche in questo modo verrà aperta una finestra nella quale saranno mostrate tutte le modifiche apportate separatamente dagli autori... Potremo quindi accettare o rifiutare i consigli dei colleghi!