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PloneMeeting - gestione dei processi decisionali
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1. Descrizione generale delle funzioni
Il prodotto "PloneMeeting" permette a un'istituzione di amministrare i propri organi e processi decisionali attraverso la gestione:
- di tipi di riunioni decisionali rispettando le specifiche caratteristiche di ogni caso e situazione
- di punti di discussione, che possono essere proposti per l'ordine del giorno di una riunione, con le loro appendici
- di ordini del giorno che includono sia punti emersi da esigenze degli utilizzatori che punti ricorrenti
- di decisioni che vengono prese durante lo svolgimento della riunione
- di verbali che contengono le delibere
Lo strumento permette quindi per esempio di gestire il collegio e il consiglio comunale di un comune, l'ufficio permanente e il consiglio d'azione sociale di un CPAS, le riunioni di governo per una regione vallona o brussellese, il consiglio di amministrazione di qualsiasi organismo, ecc.
Il principio generale è il seguente:
- un membro di un servizio crea un punto, un argomento di discussione che dovrà essere trattato durante una riunione futura. Indica una descrizione del punto ed eventualmente anche una proposta di delibera. Può anche aggiungere materiale annesso. Una volta redatto il suo punto, lo propone (per una riunione specifica se il calendario degli incontri è già stato definito).
- il direttore del servizio può nello stesso modo creare dei punti di discussione e proporli, ma ha anche il potere di validare i punti proposti dai vari membri del servizio.
- il segretario che si occupa della gestione delle riunioni può creare un ordine del giorno e aggiungervi man mano i punti che sono stati approvati. Organizza in questo modo il contenuto delle assemblee con tutti i differenti punti di discussione e può in qualsiasi momento modificare le proposte delle delibere. Può generare, in differenti formati tra cui può scegliere, un documento di presentazione dei vari punti della riunione, con tutti i materiali a loro annessi. Questo documento potrà servire di supporto durante l'assemblea.
- una volta conclusasi la riunione, il segretario modifica le delibere relative ai punti discussi. Può integrare dei punti e/o dei documenti addizionali. Una volta che le delibere sono complete, può produrre un nuovo documento contenente il verbale dell'assemblea. È possibile indicare per ogni punto una soluzione, in modo che i differenti servizi possano accedervi. Dopo la validazione del verbale durante l'assemblea successiva, potrà essere archiviato.
Uno strumento complementare, ancora in via di sviluppo, permetterà di gestire i compiti relativi alle decisioni prese.
2. Caratteristiche dell'applicazione
2.1. Organizzazione in gruppi
Lo strumento è organizzato in base a gruppi distinti.
Il concetto di gruppo viene utilizzato per permettere di gestire i punti di discussione senza ignorare l'organizzazione strutturale.
Per esempio, in un comune il gruppo corrisponderà a un servizio, mentre nell'amministrazione vallone corrisponderà a un gabinetto ministeriale.
Ad ogni gruppo corrispondono delle persone che potranno creare e gestire dei punti di discussioni per una riunione.
Le persone del gruppo non hanno tutte lo stesso ruolo: alcune possono creare dei punti, altre li possono approvare, oppure solo consultarli.
I differenti ruoli che possono avere gli utilizzatori dello strumento sono presentati nella sezione seguente.
2.2. Ruoli predefiniti
Presentazione dei ruoli definiti nell'applicazione
Nella descrizione generale delle funzioni dello strumento sono stati presentati diversi profili di utilizzo. Questi profili sono chiamati ruoli.
Un ruolo è costituito infatti di un insieme di azioni realizzabili da un utilizzatore. Ad un ruolo sono associati dei permessi (lettura, scrittura, modifiche...). Per esempio, solo il ruolo di segretario può creare un ordine del giorno.
Uno o più ruoli possono essere conferiti a uno o più utilizzatori, che riceveranno da quel momento i permessi corrispondenti.
Nell'applicazione sono presenti i seguenti ruoli:
redattore di un punto: può creare un punto di discussione e modificarlo
validatore di un punto: può creare, modificare e validare i punti del servizio al fine di proporli per un ordine del giorno
lettore di un punto: può visualizzare i punti di discussione relativi al suo servizio
segretario: può generare punti di discussione, ordini del giorno e verbali
È possibile per l'amministratore dell'applicazione adattare i permessi associati a ogni ruolo, modificando il workflow del prodotto.
Un workflow è costituito dall'insieme delle tappe della gestione di un elemento. Queste varie fasi sono chiamate "stati" e il fatto di passare da uno stato all'altro è chiamato "transizione".
Per esempio, l'inizio del workflow di un punto per l'ordine del giorno è il seguente:
stato "in creazione" ===========================> stato "proposto"
transizione "proporre"
Si definiscono per ogni stato e ogni transizione dei permessi conferiti a certi ruoli.
Per esempio per lo stato "in creazione", si definisce che sono il creatore e il validatore possono vedere e modificare il punto di discussione. Per la transizione "proporre", si definisce che sono il creatore e il validatore possono effettuarla per far passare il punto allo stato "proposto". E per quest'ultimo, si definisce che il creatore non può più modificare il punto e che invece il validatore può modificarlo e approvarlo, ecc...
2.3. Interfaccia generale
Una volta che l'utilizzatore si è connesso, l'interfaccia che appare sullo schermo (quella di default) si presenta così:
La parte superiore permette di scegliere un tipo gestione di assemblee specifico tramite gli appositi tab.
La colonna di sinistra contiene un menù che presenta una serie di collegamenti ai differenti elementi che l'utente autenticato può vedere (i punti, le assemblee e i verbali).
Il menù permette anche di aggiungere certi elementi, se l'utente in questione ha i permessi per farlo.
Il contenuto principale (nella colonna principale) invece varia a seconda dell'azione realizzata o del tipo di elemento mostrato.
2.4. Pannelli della gestione di un punto di discussione
2.4.1. Creazione di un punto
Quando un utente decide di aggiungere un punto, viene mostrato il seguente pannello:
Vengono proposti i campi seguenti:
- Titolo: denominazione del punto, che lo distinguerà all'interno dell'applicazione.
- Descrizione: campo di testo in cui inserire una descrizione completa del punto di discussione proposto. Questa zona verrà mostrata ogni qualvolta si visualizzerà il punto o l'ordine del giorno in cui verrà incluso.
- Gruppo proponente: si tratta del gruppo al quale appartiene l'utente che redige il punto.
- Assemblea desiderata: se gli incontri futuri sono già stati definiti, è possibile indicare un'assemblea specifica in cui si desidara che il punto che si sta creando venga incluso.
- Estratto del verbale: zona di testo in cui inserire una proposta di delibera per il punto di discussione. Questa zona non appare automaticamente per tutti gli utenti (dipende dalla configurazione dell'applicazione).
2.4.2. Visualizzazione di un punto già esistente
Una volta che un punto è stato creato, è possibile visualizzarlo.
Viene mostrato un pannello simile:
I tab nella parte superiore permettono di effettuare delle azioni supplementari per gestire il punto creato:
- Modificare: per accedere al pannello di modifica del punto
- Appendici : per associare dei documenti annessi al punto
- Appendici (alla decisione): per associare dei documenti annessi riguardanti la delibera sul punto di discussione
La zona "Stato" che si trova in alto a destra (sulla barra gialla) indica lo stato attuale del punto. Nell'esempio: "in creazione".
Lo stato dipende dal workflow associato al tipo di assemblea in questione. Gli stati possono quindi essere differenti a seconda che l'utente si trovi ad esempio nel collegio comunale, nel consiglio comunale, o in tutt'altro tipo di incontro.
Anche le icone in alto a destra permettono di effettuare delle operazioni. Se si posiziona il cursore del mouse sull'icona (senza cliccare), viene mostrato il nome dell'azione ad essa associata.
Per esempio, nel caso qui sopra:
- Stampare questa pagina: è tutto spiegato dal nome stesso dell'azione
- Massimizza l'area della visualizzazione: permette di mostrare il punto di discussione in tutta la grandezza dello schermo, senza le colonne dei menù di navigazione e le barre superiori
- Ottenere la versione OpenOffice: Permette di generare un documento OpenOffice basato sul contenuto del punto in questione
Possono essere proposti all'utente diversi formati per la generazioni di documenti paralleli (a seconda della configurazione dell'applicazione):
- generazione in PDF
- generazione in formato ODT (OpenOffice)
- generazione in formato DOC (Microsoft Word)
- generazione in formato RTF (Rich Text Format)
La generazione di documenti paralleli per l'amministrazione è possibile per i punti di discussione, per gli ordini del giorno e per i verbali.
2.4.3. Aggiungere appendici
Il creatore o gestore di un punto può aggiungere del materiale annesso a questo cliccando sul tab "Appendici".
Apparirà il pannello seguente:
La tabella in alto mostra le informazioni sui materiali già annessi al punto di discussione.
Cliccando sul titolo di una delle appendici già presenti, è possibile visualizzarla.
Il box più in basso permette invece di aggiungere un'appendice.
Bisogna scegliere il tipo di materiale da annettere, indicare un titolo e selezionare un file.
Una volta che l'assemblea avrà avuto luogo e che si sarà deliberato sul punto in questione, il ruolo "segretario" potrà aggiungere tramite il tab "Appendici (alla decisione)" dei materiali complementari prodotti in sede di assemblea.
2.4.4. Tabella di riepilogo dei propri punti o dei punti visibili
Attraverso il menù di sinistra, nella sezione intitolata punti, è possibile visualizzare i propri punti o tutti i punti che l'utilizzatore ha il permesso di visualizzare.
La schermata seguente è un'esempio di questa tabella di riepilogo:
Viene mostrato il titolo di discussione, assieme alle altre informazioni che lo riguardano, ovvero il creatore del punto, la data di creazione, lo stato, il numero e il tipo delle appendici.
A seconda dello stato del punto, il titolo avrà un colore differente.
L'ultima colonna della tabella mostra le azioni possibili per quel punto.
Se si posiziona il cursore del mouse sull'icona (senza cliccare), viene mostrato il nome dell'azione ad essa associata.
Per esempio:
- Correggere: ripristina lo stato di creazione iniziale del punto, in attesa di una correzione da parte del suo creatore
- Modificare: per accedere al pannello di modifica del punto
- Tagliare, copiare, rinominare, eliminare
2.5. Pannelli di gestione di un'assemblea
I pannelli per la creazione e la gestione di un'assemblea
2.5.1. Creazione di un'assemblea
Quando un utente che ne ha il permesso (il ruolo segretario) sceglie di aggiungere un incontro, viene mostrato il seguente pannello:
Viene proposto di scegliere data e ora dell'incontro.
La data serve a differenziare le varie assemblee, ma serve anche come guida per non archiviare per esempio un'assemblea che non ha ancora avuto luogo.
La zona Costituito, di default viene compilata con la composizione preimpostata nella configurazione, ma può essere adattata manualmente.
2.5.2. Visualizzazione di un'assemblea
Cliccando su un'assemblea nel menù di sinistra, compare il pannello di gestione:
La tabella superiore del pannello mostra i punti che possono essere aggiunti all'assemblea, solo i punti proposti che sono stati approvati.
Per aggiungere punti alla sentenza, basta cliccare sull'icona .
È anche possibile aggiungere diversi punti allo stesso tempo. Per far ciò, bisogna selezionare quelli da aggiungere all'assemblea nei box di selezione/deselezione presenti nell'ultima colonna a destra e poi cliccare sull'icona che si trova in cima a questa colonna.
La tabella inferiore mostra invece i punti che sono già inclusi nell'assemblea.
I punti ricorrenti definiti nella configurazione dell'applicazione sono automaticamante aggiunti all'assemblea al momento della creazione.
Un punto può essere escluso dalla sentenza cliccando sull'icona .
L'ordine dei punti mostrati nella tabella può essere modificato in due maniere:
- cliccando sulle icone
e
- cambiando direttamente la numerazione di un punto nella colonna più a sinistra
Per la generazione dell'assemblea in un documento parallelo, è possibile selezionare i punti che si vuole far apparire nel documento, selezionando/deselezionando i punti nell'ultima colonna (). Di default, sono selezionati tutti i punti. Basta quindi deselezionare i punti che non si vuole far apparire nel documento da generare. Infine, basta cliccare sull'icona del formato desiderato in alto a destra (nella linea del titolo dell'assemblea).
Nella pagina di gestione dell'assemblea, di default, viene mostrato solo il titolo di ogni punto di discussione. È però possibile mostrare nella tabella anche la descrizione di ogni punto al di sotto del titolo. Per far ciò, bisogna cliccare sull'icona che si trova in alto a destra (nella linea del titolo dell'assemblea). Un nuovo click sull'icona
permette di far sparire la descrizione.
Se appare una piccola icona lampeggiante prcede il titolo di un punto di discussione, significa che quel punto è stato modificato dopo l'ultima visualizzazione da parte dell'utente connesso. Vengono quindi sempre segnalate in modo visibile le modifiche effettuate da altri utenti.
Quando tutti i punti sono stati aggiunti all'assemblea, il segretario può bloccare l'assemblea al fine di permettere alle persone partecipanti di consultare in anticipo i differenti punti di discussione.
2.5.3. Aggiunta di un punto complementare discusso in assemblea e non previsto dall'ordine del giorno
Può succedere che dei punti complementari non previsti nell'ordine del giorno iniziale vengano discussi nel corso dell'assembla.
L'applicazione permette di aggiungere questi punti all'assembla e di distinguerli dai punti originariamente previsti dall'ordine del giorno.
Per poter fare questa distinzione, il segretario deve aver "bloccato" precedentemente l'assemblea.
I punti complementari possono essere creati come visto in precedenza per quelli normali, ma è necessario scegliere come assemblea desiderata l'assemblea che ha appena avuto luogo. Una volta che il punto è stato approvato, appare nel pannello di gestione dell'incontro.
Un punto creato dopo che l'assemblea era già stata bloccata appare nella tabella superiore con un punto esclamativo rosso davanti al titolo.
Una volta che il punto è stato aggiunto all'assemblea, apparirà in un riquadro a sé, destinato ai punti complamentari, come mostrato dall'esempio qua sotto:
Una volta che tutti i punti sono stati aggiunti all'assemblea, il segretario può incominciare a redigere il verbale. Per far ciò deve far passare l'assemblea nello stato di redazione del verbale cliccando sul pulsante corrispondente.
2.6. Pannelli di gestione di un verbale
I pannelli per gestione di un processo verbale
2.6.1. Gestione di un verbale
Dopo aver passato l'assemblea nel suo stato di redazione del verbale, il pannello di gestione si presenta in questo modo:
Questo pannello di gestione è simile al pannello di gestione di un'assemblea.
Presenta per ogni punto di discussione alcune icone supplementari, che permettono di gestire le decisioni prese per ognuno di essi.
Queste decisioni sono legate al workflow, dato che sono costituite dai differenti stati attribuibili ai punti, come per esempio "rinviato", "accettato", "respinto", ...
La decisione permette all'agente comunale che ha introdotto il punto di visualizzare uno stato rappresentante la decisione (favorevole o negativa).
2.6.2. Redazione del verbale
Il segretario può procedere alla redazione del verbale in due modi:
- sia editando ogni punto separatamente (attraverso l'icona di modifica) e completando la zona riservata al verbale
- sia cliccando sul tab "Modifica" nella visualizzazione del verbale, che farà apparire il pannello seguente:
È possibile indicare per ogni punto (sotto al titolo) la delibera che deve far parte del verbale.
Il vantaggio di questo pannello è il poter redigere il verbale per tutti i punti in una volta sola.
Al momento del salvataggio, la delibera di ciascun punto viene salvata in ognuno dei punti di discussione (nella zona dedicata al processo verbale).
Attentione: la zona di gestione globale dei punti appare solo se non è stata ancora presa alcuna decisione sui singoli punti nel pannello di gestione globale.
3. Configurazione dell'applicazione
3.1. Panneau de configuration général
Un amministratore può accedere alla configurazione del prodotto attraverso il collegamento "Configurazione del sito".
Può quindi selezionare nel menù di sinistra (parte inferiore) la voce "PloneMeeting", apparirà quindi il pannello seguente (diviso in tre sezioni in questo manuale, date le sue dimensioni considerevoli):
Il pannello principale è suddiviso in parti differenti.
Alcune dispongono di pulsanti o di link che rinviano a dei pannelli secondari.
La modifica di un parte delle opzioni del pannello si effettua attraverso il tab "Modifica".
I differenti parametri sono spiegati in dettaglio nei pannelli stessi. Si consiglia tuttavia di non modificare la configurazione di default se l'amministratore non ne conosce la portata.
3.2. Gestione dei gruppi specifici dell'applicazione
La parte superiore del pannello di configurazione generale riguarda la gestione dei gruppi.
Questa nozione è già stat spiegata nella parte "Organizzazione in gruppi".
La prima tappa è creare un gruppo PloneMeeting.
Per far ciò, è necessario cliccare sul pulsante "Aggiungere un nuovo gruppo PloneMeeting".
Apparirà il seguente pannello:
Il tiolo è il nome del gruppo che appare nel pannello di configurazione generale.
L'acronimo è un diminutivo che può essere utilizzato a differenti livelli per rappresentare il gruppo che propone un punto di discussione (come nelle referenze del punto per esempio).
Una volta creato il nuovo gruppo PloneMeeting, vengono aggiunti 3 gruppi Plone:
- "nome_del_gruppo_Plonemeeting (creatori)" : destinato ai membri che possono creare dei punti di discussione per il loro gruppo/servizio
- "nome_del_gruppo_Plonemeeting (osservatori)" : destinato ai membri che possono unicamante vedere i punti del loro gruppo/servizio
- "nome_del_gruppo_Plonemeeting (revisori)" : destinato ai membri che possono validare i punti del loro gruppo/servizio
Una stessa persona può essere in più d'uno di questi tre gruppi dello stesso gruppo PloneMeeting ma non può appartenere a più d'un gruppo PloneMeeting.
Nella gestione degli utenti (link "Amministrazione degli utenti e dei gruppi") appaiono i ruoli (concernenti quest'applicazione) seguenti:
- MeetingManager : si tratta del ruolo "segretario" di cui abbiamo già parlato. Questo ruolo può gestire le assemblee e i verbali. Deve essere conferito individualmente agli utenti selezionando il box corrispondente nella lista degli utenti.
- MeetingMember : si tratta del ruolo di "redattore di un punto" in un gruppo. Questo ruolo non deve essere conferito in maniera globale a un utente o a un gruppo. Viene conferito automaticamente dall'applicazione in maniera locale, ovvero unicamente nella cartella dei membri di un gruppo.
- MeetingReviewer : si tratta del ruolo di "validatore di un punto" in un gruppo. Questo ruolo non deve essere conferito in maniera globale a un utente o a un gruppo. Viene conferito automaticamente dall'applicazione in maniera locale, ovvero unicamente nella cartella dei membri di un gruppo.
- MeetingObserverLocal : si tratta del ruolo di "lettore di un punto" in un gruppo. Questo ruolo non deve essere conferito in maniera globale a un utente o a un gruppo. Viene conferito automaticamente dall'applicazione in maniera locale, ovvero unicamente nella cartella dei membri di un gruppo.
- MeetingObserverGlobal : questo ruolo permette di visualizzare le assemblee pubblicate. Viene conferito automaticamente a tutti i gruppi PloneMeeting.
- MeetingArchiveObserver : questo ruolo è utilizzato per accedere agli archivi dei punti e delle assemblee.
Concretamente, dopo aver creato i diversi gruppi PloneMeeting, l'amministratore deve:
- conferire in maniera globale il ruolo MeetingManager alle persone che gestiranno le assemblee e i verbali
- aggiungere gli utenti nei gruppi giusti (nel pannello di gestione degli utenti, fare una ricerca sull'utente o far apparire la lista completa, cliccare sul nome di un utente, cliccare sul tab "Gruppi dell'utente" e aggiungere l'utente nei gruppi)
Nel quadro dell'utilizzo dell'applicazione nel prodotto Container (come sul server CommunesPlone), è anche necessario conferire agli agenti comunali il ruolo "Agente comunale". Solo questo ruolo vedrà i tab relativi ai tipi di assemblea attivati. Questo ruolo può essere conferito a tutti i gruppi dell'applicazione PloneMeeting, oppure individualmente a singoli utenti, o ancora aggiungendo gli utenti al gruppo "Officials".
3.3. Gestione delle configurazioni di assemblea
3.3.1. Sommario dei tipi di assemblea definiti
Il secondo riquadro presente nel pannello di configurazione generale permette di gestire i tipi di assemblea.
Di defaut (in MeetingCommunes, che è il prodotto di configurazione di PloneMeeting per i comuni), i tipi di assemblea sono già preconfigurati: "Collegio comunale" e "Consiglio comunale".
Il pulsante "aggiungere una nuova configurazione di assemblea" permette di creare un nuovo tipo di assemblea e di configurarlo.
Cliccando sul nome di un tipo di assemblea, è possibile accedere alla sua configurazione.
La colonna "attivo" mostra se il tipo di assemblea è attivo o meno. Per attivare o disattivare un tipo di assemblea, bisogna cambiare il suo stato.
3.3.2. Visualizzazione dei parametri di un'assemblea
Dopo aver selezionato un tipo di assemblea, viene mostrato il pannello seguente (diviso in tre sezioni in questo manuale, date le sue dimensioni considerevoli):
I pannelli contengono per ogni parametro una descrizione dettagliata.
Le modifiche dei parametri possono essere effettuate in due modi:- cliccando sul pulsante "Modifica" della parte interessata
- cliccando sul tab "Modifica" che permette di accedere alla modifica di tutti i parametri organizzati su differenti pagine
Credits
Questo documento è stato realizzato da:
- Alice Narduzzo
Fonti e contributi:
Questo manuale è una libera traduzione del testo originale Application de gestion des organes délibératoires.
